最終更新日 2023/11/15
業務改善を行いたいと考えている場合でも、どのような点から実行すると良いのか分からないことも多いのではないでしょうか。
業務改善をする際、手順を間違えてしまうと逆効果になることもあるでしょう。
本記事では、業務改善を行う際のプロセスや業務改善するために必要なアイデアの出し方について、ご紹介します。
目次
社内業務を改善するためのアイデア例5つ
業務改善をするには、アイデアを出すことが必要です。
ここでは、業務改善を行うためのアイデアの例を5つご紹介します。
ツールやシステムを活用する
まず、ツールやシステムを活用することです。
業務の中にはルーチンワークが存在します。
事務作業では、WordやExcelなどで行っている作業をツールの使用やシステムを組むなど、クリック1つで作業が可能になれば大幅に効率化でき、人為的なミスを減少することも可能です。
この他にも、書類を担当者間で回覧して確認を行っていたものをパソコンで確認できるようになれば、作業の簡素化だけなくペーパーレスにも繋がります。
このため、業務の効率化・人為的なミスの減少だけでなく経費削減も同時に行うことができ、生産性の大幅な向上が期待できるでしょう。
マニュアルを作成して活用する
どのように業務を行うのか、マニュアルを作成することも有効です。
マニュアルを作成することで、担当者に聞く手間が減ったり、業務をスムーズに引き継いだりすることが可能です。
ただし、マニュアルは作成者が理解していることを書き連ねるのではなく、誰が読んでも正確に内容が理解できるよう作成しなければなりません。
文章だけでなく、イラストや表なども含め、間違いや勘違いの可能性を減らせるよう工夫をして作成しましょう。
新入社員からベテラン、業務経験者・未経験者など、誰もがマニュアルを確認することで、円滑に業務を行うことができるようになれば、業務の改善が期待できます。
業務に適する人材を配置する
業務に適した人材配置をすることも重要です。
業務の改善案を実施しても、人には得意不得意があるため、適性能力が低い業務に従事した場合は改善の効果が少なくなるでしょう。
業務に慣れていくことで成果も上がることもありますが、そもそも適性がない業務に従事させることは効率的ではありません。
従業員の能力や性格などから、どのような業務に適性があるのかをチェックし、適材適所な人材の配置をすると良いでしょう。
【関連記事】企業が抱える人材育成の課題とは？解決する上で大切な4つのコツについて
テレワークを導入する
一人で完結できる業務や対面で行わなくても可能な業務に関して、テレワークを導入するのもアイデアの1つです。
アドビ社がテレワーク経験者に行ったアンケートによると80％以上の方が生産性の向上を実感したと回答しています。
テレワークは自宅で業務を行うことができるため通勤が不要になり、移動のストレスが無くなります。
テレワークを導入すれば必ず生産性が向上する訳ではありませんが、テレワークが自社の業務に適しているか検討した上で導入するのも、業務改善を行うのに効果的です。
参考：アドビ
外部の人材を活用する
外部から人材を招くのもアイデアの1つです。
業務ごとに課題や問題点は異なります。
それぞれの課題を解決していくためには、各業務に精通しており、業務改善の経験やノウハウを有した人材からアドバイスを得ることが重要です。
経験・ノウハウがある人材を社員として採用することもできますが、顧問として導入する方法もあります。
業務改善が完了するまでの期間のみ顧問を起用することで、正社員採用やコンサルタントに依頼するよりも、費用を抑制して業務改善に必要な知識・ノウハウを活用することができるでしょう。
業務改善の進め方
業務改善の進め方について、ご紹介します。
不要な業務を可視化する
まずは、不要な業務を可視化することが必要です。
業務を行うための工数や人員数、スキルが必要になるものがあるのか、業務ごとに確認を行います。
全ての確認ができれば業務を可視化することができ、不要な業務が浮かび上がってきます。
この確認は業務担当者が示した資料だけで判断することはできません。
業務改善に限らず、当事者の意見だけを採用すると正しい判断ができないためです。
その業務と連動する他の業務担当者や責任者などの意見も参考にして、現状を把握し業務の可視化ができるようにしましょう。
業務の課題をまとめる
不要な業務の可視化ができたら、次に業務ごとの課題を洗い出してまとめます。
業務の中には、現代では非効率的な業務もあるかもしれません。
会議の資料で不要なものを作成していたり、会議自体が不要だったりすることもあります。
このような場合は、会議自体を廃止すれば資料の作成も不要になり、2つの課題が解決できることになります。
これまでの業務や業務の中にある作業を見直し、課題をまとめましょう。
改善する課題の優先順位を決める
業務課題がまとまったものから順次、業務改善していくのではなく、改善する課題に優先順位を決めましょう。
手当たり次第に手をつけると効果が乏しく、効率も悪くなるため、優先順位を決めることが有効です。
優先度が高いものは、改善に時間を必要とするケースも多いです。
時間がかかると分かっているものを後回しにするとイレギュラーな出来事が発生した場合に、予定通りに進まなくなる可能性があります。
時間がかかるものから優先的に対応し、進捗に応じて他の業務も同時進行するなど、スケジュールも意識して行いましょう。
アイデアを出す
優先順位が決まったら、課題を改善するために必要なアイデア出しを行います。
アイデア例5つでご紹介したアイデアが、業務改善を行う基本のアイデアですが、この他にも自社に合うものがないかを考えてみましょう。
簡単な例だと、デスクや機器の配置を変えたり、業務の流れを全従業員が理解するためのフローチャートを作成したりする等です。
このようなアイデアの組み合わせについて考えてみることも大切ですが、アイデアには相性があります。
自社の課題との相性を見極めながら、アイデアを出しましょう。
改善策を実行する
アイデア出しが終わり、改善策がまとまったら実行します。
改善策を実行した後は、どのような状態になっているか現状を把握することが重要です。
従業員が新たな方法に戸惑うこともあれば、誰も気付かなかったトラブルが起きることもあります。
改善策を正しく実行することは大切ですが、改善策にこだわって強行したことにより、業務改善どころか悪化しないように注意が必要です。
想定通りの結果が得られない場合、原因を明確にし、社内で共有して現状に適した案はないか、柔軟に対応しましょう。
業務改善を行う際に注意するべきポイント
業務改善を行う際に注意するべきポイントを3つご紹介します。
実行した後に結果を振り返る
実行後、どのような結果になったのかを振り返ることが大切です。
考え抜かれた改善案でも実際に行ってみると、うまく業務が回らず改善した効果が期待できないことがあります。
このような場合、何が原因なのか確認し、どのように修正していくべきかを考えましょう。
結果を振り返らずに放置していると、再度同じミスを起こす可能性もあります。
ミスやトラブルをそのままにせず、フィードバックを行い、さらなる改善策を実行できるようにしましょう。
従業員に業務改善の意図を共有する
業務を担当している従業員に、事前に改善策の内容と意図を具体的に説明しましょう。
業務改善は、生産性の向上や効率化だけでなく、業務を担当する従業員の負担軽減になることもあります。
しかし、自分が担当する業務を事前説明なく内容が変更されると混乱を招き、生産性が悪化する可能性もあります。
業務を担当する従業員に共有をせずに改善策を行うと、悪影響を及ぼす可能性が高くなるため、事前の説明を行い、業務改善の意図を共有しましょう。
ノウハウがない場合は専門家を活用する
改善する業務に関するノウハウがない場合は、外部の専門家を活用すると良いでしょう。
営業職や事務職、生産を行う現場などで改善すべき課題は異なるため、全ての職種や現場で同じ改善方法が通用するとは限りません。
円滑に業務改善を行うためには、ノウハウを持った人材が必要不可欠です。
このような人材が社内にいなくても改善策を実行することはできますが、失敗する可能性も高くなるでしょう。
業務改善は、無理に社内の人材だけで行おうとするのではなく、外部の経験・ノウハウに優れた専門家を招いて実施することが効果的です。
まとめ
業務改善を行うためのアイデアと進め方、注意すべきポイントについてご紹介しました。
基本を正しく理解して業務改善に行うことが大切ですが、確実に効果が期待できる業務改善を行うには、経験・ノウハウを持った人材を活用することが大切です。
外部の専門家を社内に導入する際は、外部の人材紹介サービスを活用すると良いでしょう。
外部の人材紹介サービスには、様々な業界の知見や実績のある顧問やプロフェッショナル人材が、多数在籍しています。
自社のニーズに適した人材を導入できるように、多くのサービスを比較検討することが大切です。
